Digitalizare pentru instituții publice

În multe instituții site-ul există. Ce lipsește este restul: registrul de intrări și ieșiri ținut pe hârtie sau într-un fișier de Excel, cetățeanul care sună să întrebe în ce stadiu este cererea lui pentru că nu are de unde să afle altfel, sesizările primite pe trei canale diferite și notate fiecare în alt loc, documentele publicate în grabă pentru că cineva și-a amintit de un termen.

Cealaltă situație frecventă este fragmentarea. Instituția are patru sau cinci programe cumpărate în ani diferiți, de la furnizori diferiți, fiecare cu contul lui de utilizator și cu baza lui de date. Aceleași date se introduc de două ori, iar când cineva vrea un raport pe ansamblu nu îl poate scoate din niciunul dintre ele.

De aceea nu vindem doar un site. Construim modulele de care are nevoie o instituție și le legăm între ele, astfel încât o informație introdusă o dată să apară peste tot unde este nevoie de ea.

• Site instituțional conform, cu toate secțiunile impuse de legislație
• Registratură electronică și management al documentelor, cu numerotare automată și istoric
• Portal pentru cetățeni, unde o cerere depusă poate fi urmărită până la răspuns
• Sesizări din teren, cu localizare pe hartă, fotografie și stadiu vizibil
• Formulare online pentru cererile care astăzi se depun doar pe hârtie
• Publicare structurată a hotărârilor, dispozițiilor și anunțurilor, cu arhivă și căutare
• Panou intern cu drepturi pe rol, pentru fiecare compartiment
• Migrarea conținutului și a documentelor de pe site-ul actual
• Instruire pentru personal și documentație scrisă în limba română

Site-urile și aplicațiile mobile ale organismelor din sectorul public intră sub OUG nr. 112/2018, care transpune Directiva (UE) 2016/2102. Cerințele tehnice sunt cele din standardul european EN 301 549, care preia criteriile WCAG 2.1 nivel AA.

Instituția are trei obligații distincte: site-ul să fie accesibil, să publice o declarație de accesibilitate actualizată anual și ori de câte ori apare o modificare, și să pună la dispoziție un mecanism prin care oricine poate semnala o problemă și primi răspuns.

Peste ele se adaugă structura de conținut cerută de legislația privind informațiile de interes public și transparența decizională, iar pentru primării și cerințele de formă din H.G. nr. 830/2022. Autoritatea pentru Digitalizarea României monitorizează respectarea acestor cerințe și poate cere măsuri corective.

• Secțiunea de informații de interes public, structurată conform Legii nr. 544/2001
• Buletinul informativ și formularul de solicitare a informațiilor
• Publicarea declarațiilor de avere și de interese, cu perioadele corecte de păstrare
• Transparența decizională conform Legii nr. 52/2003: anunțuri, proiecte de acte, minute
• Arhivă de documente cu căutare care funcționează
• Prelucrarea datelor personale conform GDPR, cu temei și perioade de păstrare scrise
• Funcționare corectă la conexiuni lente și pe telefoane vechi

AXIOM este platforma pe care o dezvoltăm acum pentru instituțiile publice locale. Ideea din spatele ei este simplă: aceleași nevoi se repetă de la o instituție la alta, iar o soluție construită separat pentru fiecare costă mult și îmbătrânește repede. Ce construim o dată se poate instala pentru oricâte instituții, iar fiecare primește spațiul ei.

Nucleul cuprinde patru bucăți care lucrează împreună: site-ul instituțional conform, modulul de documente și registratură, portalul pentru cetățeni și modulul de sesizări cu localizare pe hartă. Sunt gândite ca un singur sistem, cu o singură bază de date și un singur cont de utilizator pentru funcționar.

Peste nucleu se pot adăuga ulterior componente pe care nu orice instituție le cere de la început: hărți și evidență de teren, semnătură electronică pentru documente, sau un terminal de sine stătător în holul instituției, pentru cetățenii care nu folosesc calculatorul acasă.

Fiind în dezvoltare, spunem deschis ce funcționează astăzi și ce este planificat. Nu prezentăm ca livrat ceva ce încă se construiește.

SMED vine de la sistem de management electronic al documentelor. În practică este registratura instituției, mutată din registrul de hârtie într-un loc unde documentul nu se pierde, se caută în două secunde și se știe în permanență la cine se află.

• Înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire, cu numerotare automată în ordine
• Circuitul intern al documentului pe roluri: funcționar, șef de compartiment, secretar sau primar
• Atașarea documentelor scanate sau digitale, cu istoricul versiunilor păstrat
• Repartizarea către compartimentul responsabil și termenul de răspuns, urmărite în sistem
• Publicarea documentelor cu caracter public, hotărâri și dispoziții, direct în secțiunea de transparență a site-ului
• Jurnal de modificări pentru fiecare document: cine l-a deschis, cine l-a modificat și când

Legătura dintre module este partea care schimbă cel mai mult munca de zi cu zi, pentru că elimină introducerea aceleiași informații de două ori.

O cerere depusă de un cetățean prin portal generează automat documentul corespunzător în registratură, cu număr de înregistrare. Cetățeanul vede stadiul cererii lui fără să sune la instituție, iar funcționarul nu retastează nimic. La fel, o sesizare trimisă din teren, cu poziția pe hartă și fotografie, intră direct în registratură ca document, cu responsabil și termen.

Modulul de documente este scris în interiorul platformei, nu este un program terț legat printr-o punte. Diferența se vede la utilizare: un singur cont de utilizator, o singură căutare care acoperă tot, aceleași denumiri peste tot și nicio zonă în care datele trebuie sincronizate manual.

Pentru etapa în care documentul trebuie semnat, platforma este pregătită pentru integrarea cu semnătura electronică, astfel încât documentul să parcurgă tot circuitul fără să iasă din sistem.

Fiecare instituție are propriul spațiu, iar datele ei sunt separate la nivelul bazei de date prin reguli aplicate la fiecare interogare, nu prin filtre scrise în interfață. O instituție nu poate ajunge la datele alteia, nici din greșeală, nici printr-o adresă modificată manual.

Fișierele, adică scanurile și atașamentele, sunt păstrate separat de baza de date, pe infrastructură din Uniunea Europeană. Accesul se dă pe rol, iar fiecare document are jurnal de acces.

Profilurile cetățenilor se creează la prima interacțiune reală cu instituția, nu prin preluarea în bloc a unor liste existente. Este cerința de minimizare a datelor din GDPR, aplicată în felul cel mai simplu cu putință: nu ține ce nu îți trebuie.

• Discuție despre ce există deja: site, programe folosite, fluxuri de documente, oameni implicați
• Analiza scrisă: ce module sunt necesare, în ce ordine și ce se schimbă în munca de zi cu zi
• Ofertă pe etape, fiecare cu conținut și termen propriu
• Prima etapă este întotdeauna una folosibilă, nu o jumătate de sistem
• Migrarea conținutului și a documentelor existente, cu redirectări de la adresele vechi
• Instruire pe roluri și documentație scrisă, păstrată de instituție
• Verificare finală de accesibilitate și predare cu proces verbal

• Declarația de accesibilitate completată, în formatul cerut de lege
• Raport de verificare a criteriilor WCAG 2.1 AA, criteriu cu criteriu
• Documentația tehnică a soluției și manualul de utilizare pe roluri
• Procesul verbal de predare primire, cu lista livrabilelor
• Instrucțiuni scrise pentru menținerea accesibilității la publicarea de conținut nou