Aplicații web la comandă

Un site de prezentare arată informații. O aplicație web face o treabă: ține o listă care se schimbă zilnic, calculează ceva, trimite ceva mai departe și își amintește cine ce a făcut. Diferența practică este că un site se citește, iar într-o aplicație se lucrează.

Rulează în browser, deci nu se instalează nimic pe calculatoarele oamenilor și merge la fel de pe telefon, de pe laptopul de acasă sau de pe calculatorul din birou. Fiecare om are contul lui și vede doar ce are voie să vadă.

În orice discuție despre programe pentru firme apar două prescurtări, CRM și ERP. Nu sunt tehnologii și nu sunt mărci, sunt două feluri de a ține evidența. Merită înțelese înainte de orice ofertă, pentru că de ele depinde ce trebuie construit și, mai ales, ce nu.

CRM vine de la Customer Relationship Management, adică gestiunea relației cu clientul. Este locul unde stau clienții și potențialii clienți, discuțiile purtate cu fiecare, ofertele trimise, stadiul fiecărei negocieri, cine se ocupă și ce urmează de făcut. Un CRM răspunde la întrebări de felul: cine ne-a cerut o ofertă luna trecută și nu a primit încă răspuns, unde se blochează discuțiile pe care le pierdem, ce are fiecare om de sunat săptămâna asta.

ERP vine de la Enterprise Resource Planning, în română planificarea resurselor întreprinderii. Este programul în care se ține partea dinăuntru a firmei: achiziții, stocuri, comenzi, facturi, contabilitate, iar la firmele mai mari și producție, proiecte sau salarii, toate legate între ele. Un ERP răspunde la: mai avem marfa asta pe stoc, cât ne-a costat de fapt comanda, ce avem de încasat și de plătit luna asta.

Împărțirea consacrată este între front office și back office. CRM-ul ține ce se întâmplă în fața clientului, ERP-ul ține ce se întâmplă în spate. Spus și mai scurt: CRM-ul se ocupă de banii care urmează să vină, ERP-ul de banii care s-au mișcat deja.

Multe ERP-uri au înăuntru și un modul de CRM, în timp ce un CRM nu are niciodată contabilitate. De aceea, dacă firma are deja un program de gestiune, întrebarea corectă nu este ce mai cumpărăm, ci ce lipsește din ce avem.

În România, ERP-ului i se spune de cele mai multe ori pur și simplu program de gestiune, iar numele care se aud sunt Saga, WinMentor, Nexus, Charisma sau SeniorERP. Atenție la o confuzie frecventă: un program de contabilitate nu este un ERP. Acoperă doar zona financiar contabilă, adică o felie din ce face un ERP, și de obicei este folosit de contabil, nu de firmă.

Dacă pierzi cereri de ofertă, dacă nimeni nu poate spune pe ce stadiu a rămas o discuție și dacă fiecare om are lista lui de clienți în telefon sau în inbox, îți lipsește un CRM.

Dacă nu știi ce ai pe stoc fără să te duci în depozit, dacă aceleași date se scriu de două ori în două programe și dacă închiderea lunii durează o săptămână, îți lipsește un program de gestiune sau, mult mai probabil, legătura dintre cele pe care le ai deja.

Dacă răspunsul este că ai nevoie de amândouă, drumul ieftin aproape niciodată nu este să le construiești pe amândouă. Se ia un program de gestiune gata făcut pentru partea de ERP, care vine cu regulile fiscale întreținute de altcineva, și se construiește la comandă doar partea care nu încape nicăieri.

• CRM: clienți, oferte trimise, stadiul fiecărei discuții, cine se ocupă și ce urmează
• Portal de client, unde omul își vede singur comenzile, documentele și stadiul lucrării
• Panou intern pentru echipă, cu drepturi diferite pe rol
• Programări, cu calendar, confirmări și amintiri trimise automat
• Urmărirea lucrărilor sau a proiectelor, de la deviz până la recepție
• Generarea documentelor repetitive: oferte, contracte, procese verbale
• Rapoarte care răspund la întrebările pe care ți le pui lunar, nu grafice decorative

Un ERP complet nu se construiește la comandă pentru o firmă mică sau mijlocie și nu ți l-am propune. În spatele unui program de gestiune stau ani de reguli fiscale care se schimbă odată cu legea, plus e-Factura, plus raportările. Ai plăti de două ori: o dată construcția și apoi, la nesfârșit, întreținerea legislativă.

Ce construim este partea care lipsește din jurul lui: CRM-ul pe fluxul tău, portalul prin care clientul își vede singur lucrarea, urmărirea comenzilor de la deviz până la recepție, programările. Apoi le legăm de programul de gestiune, de cel de facturare sau de fișierele cu care lucrezi deja, ca aceleași date să nu fie introduse a doua oară.

Când programul tău nu expune nicio interfață, și se întâmplă des la cele mai vechi, rămâne varianta cu fișiere de import și export, programate să ruleze singure la ore fixe. Îți spunem asta înainte de ofertă, nu pe parcurs.

O aplicație care nu vorbește cu programele pe care le ai deja produce muncă în plus, nu mai puțină: aceleași date introduse a doua oară, de mână, cu greșelile de rigoare. De aceea partea de integrare se stabilește la început, nu la sfârșit.

• Facturare: SmartBill, Oblio, FGO, cu factura emisă din aplicație
• e-Factura ajunge în SPV prin programul tău de facturare, nu din aplicație
• Curierat cu generare de AWB, când există livrare
• Plăți online, când se încasează direct din aplicație
• Import din fișierele Excel pe care le folosești acum, ca istoricul să nu se piardă
• Export pentru contabilitate, în formatul cerut de contabilul tău
• Legătură cu un ERP sau cu un program de gestiune existent, dacă expune o interfață

• SmartBill
• Oblio
• FGO

Dacă ai nevoie de un CRM obișnuit pentru trei oameni, un abonament existent te costă mai puțin decât orice construim noi, iar noi îți spunem asta din prima discuție și îți spunem și care. Nu vindem o aplicație la comandă ca să înlocuiască ceva ce se rezolvă cu douăzeci de euro pe lună.

O aplicație la comandă se justifică atunci când fluxul tău de lucru nu încape în niciun abonament: reguli proprii de preț, etape prin care trece o lucrare la tine și nicăieri altundeva, drepturi complicate pe roluri, sau legătura cu un program pe care platformele nu îl cunosc.

Al doilea motiv este costul pe termen lung. Un abonament pe utilizator crește odată cu echipa și nu se oprește niciodată. O aplicație proprie se plătește o dată și rămâne a ta, cu costul recurent redus la server.

Un site de prezentare se poate oferta la preț fix din prima discuție. O aplicație, nu: nimeni nu poate pune un preț corect pe un lucru pe care încă nu l-a înțeles, iar cine o face acoperă necunoscutul cu o marjă pe care tot tu o plătești.

De aceea începem cu o etapă de analiză plătită separat, scurtă și cu livrabil: fluxurile scrise pas cu pas, ecranele desenate, lista integrărilor și estimarea. Documentul acela este al tău și poți construi cu el la oricine, inclusiv la altcineva.

Abia după el primești o ofertă fixă, împărțită pe etape, fiecare cu preț și termen propriu. Prima etapă este întotdeauna una folosibilă în producție, nu o jumătate de aplicație: se pornește de la partea care îți ia cel mai mult timp astăzi.